Seguem algumas diretrizes do que deve ser pensado para elaborar a Política de Viagens.
Definir o padrão de conforto mais adequado.
Na PARTE AÉREA são analisados pontos como:
Classe de serviço (econômica ou executiva). É comum estabelecer a regra baseada em duas coisas: uma é o cargo. Aqui se define quem pode e quem não pode viajar em classe executiva. E a outra é estipular um tempo de voo mínimo que justifique o custo da classe executiva. Por exemplo, permitir classe executiva somente para voos acima de 8 horas de duração.
Preferências por determinadas cias aéreas. Algumas cias aéreas não são recomendáveis pelo tipo de serviço, aeronave, aeroportos em que opera ou pela baixa frequência de voos sem opções de alteração. Por isso é importante definir as cias aéreas preferenciais. Esta avaliação vale também no que se refere ao custo de viagens, pois centralizar as emissões em menos companhias pode trazer boas negociações.
Horários de saída de voos. Geralmente os voos nacionais tem tarifas melhores na madrugada. Deve se definir se esses voos serão aceitáveis.
Para a HOSPEDAGEM deve se definir a categoria dos hotéis e a faixa de preço permitida para reservar sem a necessidade da aprovação de um superior.
A política deve garantir que não sejam utilizados hotéis abaixo de um padrão de conforto estipulado. É muito útil listar os hotéis preferenciais em cada cidade. Três cuidados são fundamentais para que um hotel possa ser utilizado.
· Segurança: observar a região aonde fica o hotel e o trajeto até o local de trabalho. Tomar o cuidado com hotéis muito simples sem a chancela de uma rede conhecida; hotéis extremamente simples e independentes trazem alguns riscos à estadia. É uma economia que deve ser evitada até que se tenha boas recomendações do hotel. Leia mais sobre segurança em Viagens Corporativas.
· Higiene e Conforto: é um critério subjetivo, portanto neste ponto a ajuda de um agente de viagem que conheça o hotel ou que tenha constante feed-back do mercado é fundamental. Trabalhar com hotéis de rede é uma alternativa para minimizar o risco de erro, mas não uma garantia. Hotéis independentes podem ser mais convenientes em determinadas situações.
· Localização: Além da questão da segurança já citada, é importante definir uma distância aceitável entre o hotel e o local de trabalho. Acomodar o viajante em um ótimo hotel, mas muito distante das suas atividades, além de estressar o funcionário pode comprometer a produtividade da viagem. É uma constatação óbvia, mas mesmo assim muitas empresas deixam de usar hotéis mais convenientes para as suas operações por falta de conhecimento. Uma agência de viagens com experiência no destino pode reduzir custos e trazer comodidade sugerindo hotéis alternativos. Lembrando que não é só a distância que conta; as vezes há hotéis que não estão tão pertos do local de trabalho, mas há metrô de porta a porta por exemplo, ou oferecem shuttle gratuito para o Centro de Exposições.
Definição das despesas pagas pela empresa e sistema de reembolso.
A política deve determinar quais gastos são por conta da empresa quais ficam a cargo do colaborador. E também como esse acerto deve ser feito.
Há várias opções para a empresa pagar essas despesas: adiantamento de viagem, reembolso e o cartão corporativo que vem se consolidando cada vez mais.
As principais despesas locais que as empresas custeiam são com transporte e alimentação. Mas há que se definir também os custos de lavanderia, telefonemas, jantar com clientes, copiadora e papelaria entre vários outros.
Definição do Fluxo de Aprovação.
Este é um ponto muito importante especialmente para empresas que tem muitos viajantes. Com os recursos que temos atualmente, centralizar todo o processo de um grande volume de viagens significa desperdício de tempo e de dinheiro, pois ocupa recursos humanos valiosos em atividades dispensáveis.
Para tornar o processo mais ágil e eficiente liberando recursos para atividades mais importantes, é necessário buscar a descentralização das cotações, reservas e se possível das emissões. Mesmo não sendo possível dar autonomia completa a todos os viajantes, a agência de viagens pode conceder um sistema à empresa para que partes do processo sejam distribuídas e otimizadas, podendo concentrar no gestor apenas a decisão final que é a emissão dos bilhetes.
Para falarmos de fluxo de aprovação temos que falar do sistema de reservas, ou seja, a plataforma tecnológica que permitirá descentralizar o processo, com todo o controle das informações, respeitando a autonomia que cada usuário poderá ter. Este sistema é chamado de Self Booking.
O Self Booking da Seiva permite por exemplo, que todos os viajantes consultem voos, façam suas reservas mas não tenham autorização para emitir. Esta reserva chegará automaticamente a um ou mais aprovadores que verificarão se a reserva está adequada e assim autorizam ou não a emissão. Isso torna o processo muito mais rápido e não ocupa o tempo de um profissional com um processo desnecessário. Os gestores de viagens e secretárias que desempenham essa função devem estar ocupados com a gestão, reduções de custos e até com outras atividades que não tenham a ver com viagens, mas não com inúmeras cotações e troca de e.mails.
Cuidar da reserva de um funcionário consiste em cuidar de todo um processo que geralmente consiste em: abrir uma requisição de viagem, consultar preços, escolher voos, autorizar o valor e o motivo da viagem, fazer reservas e emitir bilhetes e vouchers. Sem falar da conferência dos gastos que é feita depois. Portanto há várias pessoas envolvidas nesta operação, mas elas só devem ser acionadas caso seja necessário. É possível separar muito bem o papel de cada um no processo e tudo pode ser parametrizado dentro do sistema.
Com uma política bem elaborada e bem implantada no sistema é possível que o próprio viajante faça sua reserva e emita sua passagem sem a intervenção de ninguém, sem que isso represente falta de controle; pelo contrário, todas as informações ficam registradas no sistema para futura análise através de relatórios gerenciais propiciando eventuais correções e melhorias.
Caso a reserva solicitada pelo funcionário não atenda a alguma regra da política temos um desvio de política e o sistema tratará conforme a empresa determinar. Desvios de política são inevitáveis. Conforme já mencionado, a política serve para estabelecer parâmetros como: antecedência mínima para solicitação de viagem; preço máximo por hotel em cada cidade; percentual máximo de variação de valor permitido entre o voo mais barato e o voo escolhido, preferência por cias aéreas e hotéis e etc. Porém é inevitável que surjam viagens que não atendam a um ou outro parâmetro. Para isso o sistema deve estar parametrizado para não engessar o processo e dar a sequencia correta a cada caso.
O sistema pode permitir a sequencia da reserva mediante a uma justificativa ou interromper o processo gerando um e.mail pedindo aprovação para um superior.
Portanto, estabelecer o Fluxo de Aprovação significa determinar quem tem autonomia para cada tarefa e como essas informações devem circular para que o processo entre descobrir a necessidade da viagem e emitir os serviços seja o mais simples e eficiente possível.
Lembrando que a descentralização do processo é gradativa. Há muitas vantagens neste modelo em que os gestores tem mais tempo para atividades mais produtivas, mas é necessário que a autonomia seja dada conforme a política vai se consolidando.
Considerações gerais sobre a Política de Viagens:
A Política de Viagens deve ser o mais simples possível. Não é necessário tentar prever todas as situações por quais seus viajantes ou gestores vão enfrentar. O importante é analisar sua rotina de viagens e elencar as regras e diretrizes para os casos mais frequentes. O bom senso da secretária ou do gestor de viagens sempre será importante. Portanto trata-se de um documento que deve ser constantemente melhorado. Conforme a empresa cresce, aumentam as suas viagens e a política precisa ser atualizada acompanhando as demandas.
Outra recomendação que ajuda a elaborar a Política de Viagens é procurar o equilíbrio para não ser restritiva demais e acabar complicando o processo de emissão, mas também não ser permissiva demais abrindo mão de restrições ou de impor processos que exigem alguma disciplina.
Vale lembrar que empresas com grande volume de viagens precisam de um bom Sistema de Reservas e Gestão. Essa tecnologia deve proporcionar agilidade, contendo os parâmetros da política cadastrados, obedecendo as liberações e restrições concedidas a cada funcionário. O fluxo de aprovação determinado e a comunicação necessária entre viajante, solicitante e aprovador devem funcionar predominantemente dentro do sistema.
Os melhores resultados serão obtidos quando a Política de Viagens for aplicada de cima para baixo; ou seja se a diretoria participar da elaboração, a aplicação na empresa será eficaz. Se este documento for feito sem a adesão integral da diretoria, abrindo muitas exceções e concedendo à solicitações de interesses particulares, o resultado não será tão bom.
É importante também esclarecer que a empresa deve se reservar o direito alterar a política quando desejar. Pode haver necessidade de cortes mais rigorosos de custos em períodos de crise, aonde a empresa deve estar livre para optar por baixar a categoria de hotéis, por exemplo, sem que os funcionários entendam isso como o cancelamento de um benefício e se sintam prejudicados.
